Top 5 programas para llevar los procesos internos de tu agencia o consultoría SEO

Uno de los factores más importantes detrás de cada agencia es el capital humano. Es su trabajo sobre el que se basan la agencia y el negocio. Su productividad y eficiencia serán los que determinen nuestro éxito o fracaso.

Una buena manera de aumentar esta eficacia es dándoles herramientas que los ayuden a llevar a cabo sus tareas. De esta manera se ahorran tiempo y recursos que, en última instancia, terminarán siendo beneficios para todos.

La implementación de softwares o programas es la mejor opción si queremos conseguir esto. No obstante, debemos prestar atención, no solo a las actividades y tareas en las que queremos implementar programas, sino, también, al programa o tipo de programa que elegimos.

Este tipo de decisiones no pueden tomarse a la ligera, tiene que haber un estudio de la situación y las ofertas detrás, para así  asegurarnos que nuestra inversión será rentable.

Para dar una mano en este aspecto, hemos hecho una selección de programas que creemos pueden ser de gran ayuda.

Los 5 Softwares Que Te Ayudarán A Llevar Los Procesos De Tu Consultoría SEO

Elegir el software adecuado para nuestra situación puede ser difícil e implica un tiempo del que, quizás, no siempre disponemos. 

Por eso esta selección de softwares puede ser de gran ayuda si aún estás dando vueltas y no sabes cual o que tipo implementar en tu agencia.

  1. Holded

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Quizás hayas oído hablar de Holded como un software de contabilidad, pero su potencial es altísimo y contiene tantas herramientas dentro de un solo software, que lo convierten en uno de los programas ERP más populares y potentes del mercado.

Pero primero ¿Qué es un ERP? Según sus siglas ―en inglés, enterprise resource planning― es un software que se encarga de gestionar y planificar los recursos de una empresa. Quizás esto parezca muy genérico, pero se trata de un programa que abarca realmente casi la totalidad de los departamentos que un negocio, agencia o empresa puede tener.

Holded es un programa de gestión integral que, si bien aplicado, nos ayudará a reducir costes, gastos y tiempo. A través de una interfaz muy sencilla, nos ofrece una gran variedad de tareas y actividades administrativas que pueden ser automatizadas.

Otros programas de facturación solo se limitan simplemente a almacenar y generar facturas, con Holded puedes elaborar asientos contables, generar informes sobre la contabilidad, verificar vencimientos de pagos y cobros, diseñar las nóminas, gestionar las ausencias o vacaciones de los empleados e incluso, si hiciese falta, conocer en todo momento la situación del inventario.

No exageramos cuando decimos, por tanto, que se trata de un programa de gestión integral completo ya que, básicamente, podemos gestionar desde un solo lugar casi la totalidad de nuestra agencia.

Además, no requiere de grandes conocimientos previos, es fácilmente utilizable e implementable por cualquier agencia, haciéndolo accesible para todos.

  1. Slack

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La comunicación es la clave del buen funcionamiento de nuestra agencia. Debe ser rápida, cómoda y fluida. No obstante, a menudo se tienen demasiado en cuenta estos aspectos y se olvida que la comunicación en el entorno laboral necesita de otras características adicionales.

Slack es la herramienta ideal para todo lo relacionado con la comunicación interna de una agencia o consultoría. A menudo se cae en la comodidad de utilizar la misma aplicación de mensajería que utilizamos para nuestras comunicaciones personales.

Este es un error muy común y que, a la larga, trae más de un problema. Pueden darse situaciones en las que estamos compartiendo fotos de nuestros hijos, por ejemplo, o imágenes graciosas y, acto seguido, hablando de trabajo. Esto, aparte de ser poco serio, desvirtualiza las conversaciones laborales y nos dificulta la desconexión del trabajo

Slack está creado específicamente para el ambiente laboral. Por un lado, funciona como una herramienta de chat en tiempo real, podemos hablar con nuestros compañeros sin necesidad de dejar el trabajo que estamos llevando a cabo.

Por otro lado, funciona como una herramienta de mensajería tradicional, como pueden ser los emails o SMS.

Además, tiene opción de crear grupos, separar usuarios por departamento, hacer reuniones, videollamadas y es fácilmente implementable con miles de otras aplicaciones a través de plugins que el propio Slack nos proporciona.

  1. Asana

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Si lo que necesitas es mejorar la organización de tus proyectos y mejorar la productividad de tu consultoría, Asana es definitivamente la mejor opción. Se trata de un gestor de tareas y proyectos, que nos permite visualizar en una pantalla, todos los procesos que se están llevando a cabo.

No solo eso, con Asana, podemos ver todas las tareas detrás de nuestro proyecto, ya sea las que ya se han realizado, las que están en curso y las que aún no se han realizado. Podemos separarlas por personas, fecha, temática o lo que queramos, su interfaz permite aplicar filtros para todo.

A cada tarea podemos asignarle uno o varios miembros, que serán los encargados de llevarla a cabo. Pondremos en la ficha toda la información relevante, ya sea fecha de entrega o comentarios. 

Otra función  útil es que nos permite adjuntar todo tipo de documentos. Así tenemos toda la documentación a un clic de distancia, en un solo lugar y fácil de acceder. De este modo también nos aseguramos que todos los que deban llevar a cabo la tarea tendrán a su disposición los mismos recursos.

Lo que realmente hace destacar a Asana frente a otros es que puedes hacer un seguimiento en tiempo real de las tareas. De este modo, puedes controlar si todos están trabajando según el ritmo estipulado o, en el caso de que veamos algún retraso o plazo que no se cumplirá, dar un toque de atención a quienes lo tengan asignado o cambiar el deadline.

  1. Hubspot

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La atención y comunicación con clientes es primordial en todo negocio, más aún en el caso de una agencia o consultoría SEO. Los clientes son , junto con los trabajadores, uno de los activos más importantes de nuestra empresa y, como tales, debemos cuidarlos.

Hubspot es la herramienta ideal para eso. Se trata de un CRM o gestor de las relaciones con los clientes que se encarga de unificar, planificar y registrar todas las interacciones que un cliente o potencial cliente ha tenido con nosotros.

El CRM de Hubspot destaca frente a los demás por ser muy fácil de utilizar pero, a la vez, una herramienta muy completa y potente. No se limita solamente a registrar los clientes, separa entre empresas, contactos, clientes potenciales y oportunidades. 

A la vez, también distingue el tipo de contacto o interacción que hemos tenido, separando las recibidas por teléfono, de los contactos de la página web, redes sociales o correo electrónico, para que puedas tener la ficha completa de cada cliente y el historial de interacciones.

Además, funciona como gestor de redes sociales, puedes crear landing pages, formularios, newsletters e, incluso, permite automatizar flujos de trabajo. De modo que puedes programar ciertas tareas para que se realicen de forma automática para así conseguir mejorar el funnel de ventas y que un cliente o potencial cliente realice la compra. 

  1. Alfresco

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Alfresco es un programa de gestión de contenido empresarial que funciona 100% online y es de código abierto. Se trata de una herramienta sencilla pero que nos permite centralizar en un solo lugar todos los documentos de nuestra agencia y tenerlos disponibles desde cualquier lugar.

De esta manera, podemos tener los documentos  siempre al alcance de nuestra mano y poder compartirlos de manera sencilla. No solo compartirlos, Alfresco también nos permite editarlos en tiempo real y de manera colaborativa.

Ofrece una potente herramienta OCR, que nos permite escanear los documentos en formato de imágen, para poder extraer los textos de manera editable y reconocible por el sistema.


Además cuenta con una muy potente herramienta de búsqueda, centrada en los metadatos que hace que podamos encontrar con facilidad cualquier documento que hayamos subido a su servidor.

Al ser de código abierto, podemos personalizarla y adaptarla a nuestra necesidades. Está en continuo desarrollo por lo que con cada versión aparecen mejoras y nuevas funcionalidades que nos pueden ser de gran ayuda.

Conclusión

La implementación de herramientas no solo nos da una mano para gestionar nuestra agencia y sus procesos, también es sinónimo de modernidad y actualización. Una agencia digital es una agencia moderna, en la que los procesos son automáticos y rápidos.

No podemos quedarnos atrás, en pleno siglo XXI los softwares son nuestro mejor aliado y casi no existen motivos para no hacer uso de ellos. 

Aunque su implementación pueda suponer un gasto inicial de tiempo y dinero, tenemos que verlo como una inversión que no solo será rentable, sino que también comportará una mayor satisfacción de clientes y de nuestros compañeros.

Si estás herramientas no te han convencido del todo, haz tu propia investigación y busca la que mejor se adapte a tu consultoría. Lo importante es dar el paso hacia el mundo digital, sin importar el programa que utilices.

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Josep Deulofeu
Josep Deulofeu
Curioso en el mundo del Marketing Digital y en los Procesos de Transformación digital y digitalización para empresas. Entusiasmado en el SEO, Google Ads, Analítica Web, Wordpress y creación de negocios online. Enamorado del Surf y el Mar.

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