5 Consejos Para Agilizar las Finanzas de tu Tienda Online

Las finanzas y la contabilidad pueden ser el peor enemigo y, a la vez, el mejor aliado de un ecommerce. Rara vez quien decide lanzarse y crear una tienda online es, también, un experto en finanzas. 

Obviamente, todos tenemos cierto conocimiento básico que nos sirve para nuestra vida diaria y hacer sobrevivir a nuestro negocio, pero no lo suficiente como para no tener quebraderos de cabeza a causa de las cuentas de la tienda.

No obstante, sabemos que no se trata de algo que podamos descuidar. Son de los aspectos más importantes de nuestra tienda y necesitamos prestarle mucha atención si queremos que nuestro negocio siga existiendo.

Como sabemos que puede ser complicado para algunas personas, hemos hecho una pequeña guía con algunos puntos que pueden ayudarte a agilizar y facilitar la gestión de las finanzas en tu tienda online.

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Cómo Mejorar La Gestión De Las Finanzas De Tu eCommerce 

1. Utiliza software para que te asista

Viviendo en pleno siglo XXI y teniendo a nuestra merced una oferta y variedad de herramientas online que nos pueden ayudar a llevar adelante las finanzas de nuestra empresa, no utilizarlas es desaprovechar una gran oportunidad de que nuestro ecommerce tenga éxito.

No solo eso, también nos encontraríamos en clara desventaja frente a aquella competencia que ya se encuentre digitalizada y utilice softwares para sus gestiones.

No obstante, el motivo principal que nos empuje a utilizar herramientas digitales para que nos ayuden con nuestras finanzas debe ser propio y no depender de los demás. Sin la motivación adecuada, la transformación digital no puede prosperar.

Un software digital de gestión integral y contabilidad como puede ser Holded ha sido de gran ayuda para muchas empresas que se encontraban desactualizadas y estancadas.

Se trata de programas que nos ayudan a organizar las cuentas, el stock y facturas, a la vez que nos facilitan la creación de las facturas propias y su almacenamiento.

Uno de los beneficios más relevantes es que cuentan con herramientas que nos ayudan a automatizar tareas. Estos programas cuentan con aplicaciones especiales que se encargan de realizar de forma automática y sin necesidad de intervención humana, tareas diarias como la creación de asientos contables o la sincronización de las cuentas bancarias.

Estos programas están pensados para ser utilizados por negocios de todos los tamaños, por lo que siempre encontrarás una opción nueva que se adapte a lo que necesitas.

Para más información o como demostración puedes consultar esta guía con ejemplos de factura para autónomos y entender cómo es realmente su funcionamiento.

2. Calcular correctamente los precios

Al ver este punto en segundo lugar entenderás que no se trata de una lista ordenada, ya que este es uno de los puntos primordiales a la hora, no solo de gestionar las finanzas, sino de crear una tienda online en general.

El establecimiento de precios es muy importante para la supervivencia de una tienda online. Al principio querremos atraer clientes y seguramente estaremos tentados de ofrecer precios bajos y descuentos para destacar frente a la competencia. Sin embargo, no siempre es una práctica recomendable.

Existen miles de maneras más eficaces y menos arriesgadas para destacar que nuestros precios: un producto único, un servicio impecable, entrega rápida o gratuita y varias ideas más.

El problema de rebajar los precios para ser competitivos es que nos arriesgamos a caer en el error de no pensar en que representa el valor de cada producto.

A la hora de establecer el precio de un producto no se hace al azar, se tienen en cuenta varios factores como el coste de fabricación y producción global ―incluyendo tanto la materia prima como la mano de obra― como otros costes asociados que pueden ser el transporte, el embalaje, el mantenimiento de la web, etc.

Aunque no produzcamos el producto que se vende en nuestra tienda, también tenemos costes que tener en cuenta, como el precio que se paga al proveedor o eventuales costes de transporte y aduanas.

Al fin y al cabo, lo que se busca es que fabricar y proveer un determinado producto sea rentable para la tienda. En el cálculo del precio debe haber un porcentaje que sea lo que realmente ganamos de esa venta.

Es ahí donde puede variar el precio, en hacer mayor o menor el margen de beneficio. En un mundo ideal este sería apropiado y considerable, no obstante hay veces que para emparejarlo al precio del mercado y de otros vendedores debemos rebajar el beneficio al mínimo.

Se trata, por tanto, de buscar el equilibrio y el balance entre ofrecer un precio competitivo, pero que no terminemos perdiendo dinero por cada venta.

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3. Facilidades de pago

En el punto anterior hemos hablado de métodos que puedan conseguir que los clientes terminen eligiendo a nuestra tienda frente a otras. Aunque hemos desaconsejado una guerra de precios, por el riesgo que conlleva, por otro lado aconsejamos prácticas más sencillas y que ofrezcan facilidades y comodidades a los clientes.

Aunque quizás no tengamos el precio más económico, un proceso rápido y un buen servicio pueden ser nuestro diferencial y la razón por la que muchos clientes pueden elegir a nuestra tienda.

Ofrecer facilidades de pago es una buena idea para intentar captar a los clientes y convencerlos a que terminen de realizar la compra.

A menudo, independientemente de que se trate de un precio total abultado o no tan elevado, muchos clientes necesitan cierto estímulo o facilidad que les permita dar el último paso.

Una tendencia que podemos encontrar ahora es el pago a plazos. A través de plataformas externas, que funcionan como entidades de crédito, podemos ofrecer el pago fraccionado y en distintas cuotas mensuales a nuestros clientes a cambio de un pequeño porcentaje.

De esta forma, si necesita realizar una compra pero no tienen la cantidad o les supone un desembolso muy grande, pueden finalizar la compra igualmente y pagarla de forma cómoda, sin que a nosotros nos suponga ninguna diferencia.

Otra opción muy recomendable es la de no limitar los métodos de pago. Puede darse el caso de clientes que lleguen al último paso en el proceso de compra, pero se den cuenta que no disponen de ningún método de pago aceptado.

Esto, además de suponer un gran número de carritos abandonados, puede suponer muchas ventas potenciales pérdidas por un tecnicismo.

Debemos centrarnos en la comodidad del cliente frente a lo que a nosotros, como tienda online, nos conviene y ofrecer la opción de utilizar todos los métodos de pago posibles, para que ninguna venta se quede sin realizar.

4. Auditoría y control periódico

Hablar de auditoría en tema financiero es peligroso. Puede ser malinterpretado como una investigación que se realiza cuando un negocio o empresa se encuentra bajo sospecha de no estar en regla.

En este caso puntual, no nos referimos a eso exactamente, si bien recomendamos tener siempre seguir las legislaciones vigentes y mantener todos los numero al día para evitar problemas.

Con auditoría nos referimos más precisamente a un control interno, realizado por nosotros mismos en vez de por alguien externo y sin que haya ningún motivo aparente. Simplemente para controlar que todo esté bajo control.

Muchos negocios y tiendas apenas hacen controles de su situación financiera una vez al año o, a veces, ni siquiera eso. Puede ser un problema, ya que en caso de que haya algún error o tarea no realizada correctamente, puede haber afectado a otras y así crear un efecto dominó que continúe por varios meses. 

Aunque implique perder tiempo y una mayor dedicación, es altamente recomendable hacer pequeños controles mensuales o semanales para evaluar el estado de las finanzas.

No se necesita de una investigación exhaustiva, con echar un vistazo en determinados aspectos clave, es suficiente. Lo importante es que podamos detectar fallos o errores a tiempo, antes de que se cree una bola de nieve que afecte a otras actividades.

Puede ser desde un cálculo erróneo hasta un proceso equivocado que, dependiendo del caso, puede desencadenar un problema grave que implique pérdidas de dinero, multas o incurrir en ilegalidades.

La mejor y única manera de tener todo bajo control es a través de auditorías internas, breves, pero exhaustivas.

5. Finanzas personales y profesionales

El último punto se trata de un error muy común, en el que casi la totalidad de propietarios de tiendas online suelen caer en algún momento. Se trata de mezclar o, más bien, de no trazar claramente la línea que distingue las finanzas personales de aquellas de la tienda. 

Dependiendo de cada caso, esto puede ser más o menos legal, pero es una práctica que muy poca gente en esta situación recomienda.

La tienda genera ingresos y también gastos que son propios y a los que debe hacer frente, en el mejor de los casos, con sus propios recursos. 

Nuestras finanzas, por otra parte, deben estar separadas. Si bien la tienda puede ser nuestra principal fuente de ingresos, esto no significa que debamos confundir esto con nuestra economía personal.

Establecer un sueldo mensual o tener dos tarjetas separadas ―una exclusivamente de la empresa y otra propia ― pueden ser buenas soluciones para empezar a separar las cuentas.

Sea cual sea el método que prefieras o utilices, lo importante es tener claro que mezclar finanzas es un riesgo y evitarlo siempre que sea posible. 

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Josep Deulofeu
Josep Deulofeu
Curioso en el mundo del Marketing Digital y en los Procesos de Transformación digital y digitalización para empresas. Entusiasmado en el SEO, Google Ads, Analítica Web, Wordpress y creación de negocios online. Enamorado del Surf y el Mar.

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