Virtualización de empresas para el 2020. Como el teletrabajo, el horario flexible y las semanas de trabajo comprimidas, solían ser las ventajas que solo encontraría en un número relativamente pequeño de empresas con visión de futuro.
Pero hoy, muchas agencias creativas y departamentos internos atienden a los teletrabajadores. Los empleadores inteligentes saben que deben ser complacientes si quieren atraer y retener a los mejores talentos, ya que muchos trabajadores buscan horarios de trabajo más flexibles y equilibrados.
De hecho, casi siete de cada 10 profesionales creativos dijeron que preferirían trabajar desde su casa u otro sitio que no sea de la compañía con más frecuencia de lo que lo hacen actualmente, según la encuesta Creative Workplace de The Creative Group.
Pero el teletrabajo es una ventaja que necesita implementar cuidadosamente al igual que la virtualización de toda una empresa o departamento.
Liderar un equipo creativo que puede incluir una mezcla de empleados en el lugar, teletrabajadores, trabajadores totalmente remotos, autónomos y consultores es una tarea difícil.
¿Cómo se crea un equipo cohesionado cuando todos están dispersos por la ciudad o en diferentes países? ¿Cómo se construye la camaradería, se fomenta una cultura positiva en el lugar de trabajo y se brinda liderazgo y apoyo desde lejos?
No es fácil. Afortunadamente, las siguientes cinco estrategias que comentaremos a lo largo del artículo pueden ayudarlo a administrar un equipo disperso.
Varias de las recomendaciones incluyen información de dos expertos que saben cómo aprovechar al máximo los arreglos de teletrabajo: Ashleigh Axios, exponente de diseño en Automattic, una empresa totalmente remota con más de 700 personas trabajando en todo el mundo, y Deepa Subramaniam, cofundadora de Wherewithall, una empresa de asesoramiento dedicada a ayudar a las organizaciones a operar de manera efectiva y crecer.
Proceso virtualización empresa
Para entender el proceso de virtualización de una empresa te recomendamos que escuches los podcast de Joan Boluda en referencia esta temática para tener una idea clara de cómo implementar este proceso.
Podcast sobre cómo ser un consultor para la virtualización de empresas y su metodología.
Cómo y las razones principales de virtualizar una empresa
- Virtualizar plantilla (tele-trabajo): Herramientas, control, gestión del equipo, puntos a considerar.
- Virtualizar procesos: Herramientas concretas según cada caso, Calenda, todos, CRMs, Airtables, mensajerías, videoconferencias… SaaS on the cloud
- Virtualizar clientes: Virtualizar todo el proceso comercial.
- Virtualizar cartera de productos: Clases presenciales -> Clases online / Consultoría presencial -> Sesiones por Skype / Paquetizar servicios… a ser posible pasar a tener «inforproductos»
Monográfico de Joan Boluda sobre la virtualización de empresas.
Pasos para virtualizar una emrpesa
En este apartado definiremos los principios fundamentales para virtualizar una empresa de forma eficiente y adaptarla a la transformación Digital.
Hacer de la comunicación una prioridad
Si los miembros de su equipo tienen diferentes horarios y trabajan en varios lugares, debe asegurarse de que la información pertinente se comunique de manera fácil y frecuente. De lo contrario, corre el riesgo de tener un equipo desarticulado e improductivo.
«Los líderes creativos deben tomarse el tiempo para comunicar las expectativas, establecer procesos y herramientas para documentar y compartir información, y asegurarse de que ningún trabajador remoto o interno se sienta aislado o aislado», dice Subramaniam. «Lo más importante es que los gerentes deben proporcionar un contexto para cada proyecto».
Ese contexto, según Subramaniam, incluye la historia del proyecto y quién en el equipo es responsable de qué. Ella dice que la información contextual debe documentarse en una ubicación central, como un Google Doc o una wiki, a la que puedan acceder todos los miembros del equipo.
Otra información básica, como los cronogramas del proyecto y los horarios de trabajo de los miembros del equipo, también debe estar actualizada y disponible. Una sencilla aplicación de calendario en línea, por ejemplo, puede ayudar a garantizar que todos los miembros de su equipo, desde el teletrabajador hasta el empleado en el sitio y el profesional independiente, puedan compartir y ver fácilmente los últimos detalles de la programación en un solo lugar.
Axios agrega que los equipos de proyecto en Automattic usan aplicaciones como Slack para compartir información sobre sus horarios y el progreso del trabajo. «Leer las actualizaciones de estado de los demás de forma asincrónica es cómo llevamos a cabo nuestra versión de la reunión de pie diaria», dice ella.
Independientemente de la tecnología que utilice, todos deben estar en la misma página sobre cómo funcionan las herramientas y por qué se utilizan. Y esté abierto a las nuevas opciones de comunicación. «No tenga miedo de probar herramientas y luego retirarlas», dice Subramaniam. «Obtenga ideas de todos los miembros del equipo: pregúnteles qué utilizan para mantenerse productivos y conectados».
Manténgase en contacto diario, pero no microgestión
Al crear un calendario para su equipo, establezca horarios para cuando todos se reúnan (ya sea en persona o virtualmente), y cuándo se comunicará con los miembros del equipo individualmente. Además, informe a su personal cómo y cuándo pueden comunicarse con usted durante la jornada laboral.
Después de todo, los miembros del equipo que están fuera del sitio no podrán pasar por su oficina para hacer preguntas u obtener comentarios. (Además, es posible que no esté en su oficina con tanta frecuencia si es un teletrabajador habitual).
El resultado final: nunca permita que un teletrabajador o un trabajador remoto se sienta como si estuviera en una isla. Además del departamento y las reuniones individuales que programe, intente conectarse con cada miembro del equipo al menos una vez al día por mensaje instantáneo o correo electrónico. Aún mejor, levante el teléfono para una llamada rápida. Hablar con alguien para discutir los detalles de un proyecto o transmitir un mensaje importante a menudo es más efectivo, y eficiente, que escribir las palabras. También es una forma de establecer una relación personal con los colegas.
Sin embargo, tenga cuidado de no microgestión. Los teletrabajadores necesitan sentirse seguros de que su gerente cree que trabajarán tan duro como lo harían en una oficina normal, registrando horarios similares, cumpliendo plazos y manteniendo la productividad. Si se registra innecesariamente varias veces al día con trabajadores remotos solo para «ver cómo van las cosas», esos empleados pueden sentir que no confía en ellos.
Tómese un tiempo para la cara
Es importante reunir a todo su equipo de vez en cuando. Si su grupo está ampliamente distribuido, programe un evento de equipo completo al menos anualmente. Eso es lo que hace Automattic. «Dos veces al año, toda la empresa se reúne durante una semana
«Gran reunión», dice Axios.
Sin embargo, esas grandes reuniones de toda la compañía no son la única vez que se reúnen los empleados de Automattic. Por ejemplo, Axios dice que cuando está iniciando un nuevo proyecto, le gusta reunir a sus colegas en el mismo espacio físico para que puedan «unirse y conocerse».
Ese enfoque es especialmente valioso para los miembros del equipo que rara vez se ven en persona o que generalmente no colaboran en proyectos. «Nos ayuda a todos a tener un buen sentido del tono y los estilos de comunicación y sentido del humor de los demás, por lo que nos entendemos mejor cuando nos comunicamos por correo electrónico y mensaje de texto», dice Axios.
Para pasar tiempo con su equipo todos los días, considere realizar videoconferencias. Ver a sus trabajadores, incluso si es virtualmente, lo ayuda a usted y a ellos a sentirse menos desconectados. También ayuda a evitar la falta de comunicación al dar retroalimentación, porque sus trabajadores pueden leer sus expresiones faciales y lenguaje corporal. Por lo tanto, antes de marcar el teléfono o escribir un correo electrónico, pregúntese si enviar una invitación por videoconferencia o un trabajador remoto es la mejor opción.
Axios dice que los equipos de proyecto en Automattic utilizan con frecuencia herramientas como la plataforma de video Zoom. «Me gusta Zoom porque puedes ver la cara de todos en su propio» cuadrado «. Incluso si las personas se unen a la reunión desde el mismo lugar, parece que están llamando individualmente. Nos hace a todos iguales ”, dice ella.
Construir la moral para fortalecer el equipo.
Reunir a todo su equipo en un solo lugar físico, o al menos en una gran videoconferencia, de manera regular puede ayudar a construir la camaradería y el espíritu de equipo. Pero hay otra forma de elevar la moral y fortalecer a su equipo que no necesariamente requiere establecer una reunión en persona o en video: tomarse el tiempo para reconocer a sus empleados por su arduo trabajo.
Hacer eso desde la distancia puede requerir un poco de creatividad. Una sugerencia: si su equipo está abordando un gran proyecto y haciendo malabarismos con varios plazos, considere enviarles una tarjeta de regalo de $ 10 y animarlos a tomar un café o un sándwich como agradecimiento. Pequeños gestos como ese pueden ayudar mucho a marcar la diferencia en el día de cualquier empleado, ya sea un teletrabajador o un profesional independiente.
Enfatizar el equilibrio trabajo-vida
Brindar opciones de trabajo flexibles, como un acuerdo de teletrabajador, no solo es una gran ventaja para sus empleados, sino también una forma de establecer una cultura de equilibrio entre el trabajo y la vida en su empresa.
Poder trabajar desde casa o en un lugar de coworking, evitar un viaje largo o residir en un área con un mejor costo de vida son todos los beneficios que pueden dar a los miembros de su equipo creativo un mayor control sobre sus vidas.
Eso, a su vez, puede aumentar su satisfacción laboral y lealtad.
Sin embargo, es fácil para los profesionales creativos dedicados convertirse en adictos al trabajo cuando deciden adoptar el estilo de vida de los teletrabajadores.
Por lo tanto, aliente a los empleados remotos a practicar una buena gestión del tiempo.
Establezca sus propios horarios de inicio y parada, y haga que los teletrabajadores hagan lo mismo.
Y asegúrese de respetar sus horarios. Abstenerse de contactar a sus trabajadores fuera del horario de oficina, cuando sea posible. Y no espere una respuesta mientras están desconectados.
Fuentes de información:
- https://boluda.com/podcast/1557-idea-de-negocio-virtualizacion-de-empresas/
- https://boluda.com/podcast/1480-como-y-por-que-virtualizar-una-empresa/
- https://www.roberthalf.com/blog/management-tips/5-ways-to-effectively-manage-a-team-of-telecommuters
