La importancia de saber delegar y el autococimiento de uno mismo para poder gestionar una empresa de forma eficiente y las personas que colaboran con esta desde el equipo interno cómo externo (proveedores).
Este ha sido uno de los vídeos que me han inspirado para remarcar la importancia de saber delegar para poder crecer de forma eficiente y controlada.
Consejos para una delegación efectiva
La delegación es a menudo muy difícil para los nuevos supervisores y gerentes. Muchos gerentes quieren permanecer cómodos tomando las mismas decisiones que siempre han tomado cómo cuando solo dependían de si mismos. ( Caso representativa que nos explica Romuald fons).
Creen que pueden hacer un mejor trabajo por sí mismos. No quieren arriesgarse a perder el control de la situación o el resultado. Pero la realidad es que nuestra capacidad cómo seres humanos es finita y nuestro tiempo limitado 24h al día de las cuales 8h son necesarias para recargar pilas para trabajar de forma factible.
Pero esto causa un problema grabisimo: CUELLOS DE BOTELLA y entregas de tareas a última hora y mal ejecutadas.
Deja de hacer, comienza a administrar; es fundamental tener en cuenta que la función de un líder es sacar la mejor versión de cada uno mediante su ayuda y experiencia.
Trabajar en equipo para optimizar los recursos de cada una de las personas del equipo según sus cualidades técnicas y conocimientos.
ES MUY IMPORTANTE DEFINIR EQUIPOS MULTIDSCIPLINARES teniendo en cuenta la Cadena de valor de cada departamento y el engranaje que ocupan dentro de la empresa. De esta forma delegar será mucho más fácil y lógico 😉
Además el hecho de delegar significa pasar la tarea pero no en su gran mayoría la responsabilidad.
Consejos para delegar de forma eficiente
Aqui encontrarán un listado de los conocimientos y experiencias que he ido obteniendo relacionadas con la delegación y gestión de tareas para una delegación efectiva y lo que es más importante, una supervisión eficiente:
Delegar temprano
Haga un esfuerzo para delegar la tarea temprano para evitar presiones innecesarias. Esto le permite a la persona planificar mejor la tarea.
Seleccione la persona adecuada
Asegúrese de que la persona tenga tiempo para asumir la responsabilidad. Evalúe las habilidades y capacidades de su personal y asigne la tarea a la persona más adecuada.
Asegúrese de que la persona tenga la capacitación y los recursos para tener éxito.
Comunicar la justificación y el beneficio
Identifique el motivo de la tarea y cómo contribuirá a los objetivos de la empresa, departamento o equipo.
Además, señale cómo la tarea delegada podría beneficiar a la persona. Por ejemplo, desarrolle una habilidad específica.
Eso es necesario para ser promovido. Recuerde que una tarea de rutina para usted puede ser una tarea nueva y desafiante para su compañero de trabajo.
Delegue toda la tarea a una persona
Esto le da a la persona la responsabilidad, aumenta su motivación y evita la ambigüedad en la responsabilidad.
De lo contrario, diferentes personas tendrán diferentes ideas sobre quién hace qué y cuándo. Queremos ser prácticos y especifico cómo menos personas mas facil será manejar al equipo, pero será fundamental no saturar a estas con montañas de tareas imposibles de completar y gestionar.
Establezca metas y expectativas claras
Sea claro y específico sobre lo que se espera. Brinde información sobre: Qué, por qué, cuándo, quién y dónde.
Puede dejarles el «cómo» a ellos. Esté preparado para aceptar aportes de los compañeros de trabajo. Confirme y verifique los objetivos y expectativas de la tarea.
Delegar responsabilidad y autoridad.
Asegúrese de que su compañero tenga la responsabilidad y la autoridad pertinentes para completar la tarea.
Deje que complete la tarea de la manera que elija, siempre que los resultados sean los que especificó. Esté dispuesto a aceptar ideas del subordinado sobre el cumplimiento de la tarea.
Proporcionar apoyo, orientación e instrucciones.
Señale a los compañeros de trabajo los recursos que pueden necesitar para completar la tarea o el proyecto.
Esa podría ser la gente con la que necesitan coordinar, información crucial o estar dispuestos a ser un recurso usted mismo.
Tomar interés personal en el progreso de la tarea delegada
Solicite ser actualizado sobre el progreso de la tarea mediante la definición de fechas concretas, brinde asistencia cuando sea necesario.
MUY IMPORTANTE: Definir tareas mediante sistema SMART: Specificas, Medibles en sus resultados, Alcanzables, realistas, y FECHAS DE ENTREGA.
Tenga cuidado de no ser intrusivo; dando la percepción de que no confías en el subordinado.
Mantenga abiertas las líneas de comunicación, las reuniones regulares sobre tareas grandes pueden proporcionar esta retroalimentación continua. Si no está satisfecho con el progreso, deje pasar 1 o 2 días ( siempre que nos sea urgente); no retome el proyecto de inmediato.
TIP : Haz 1 reunión mínimo semanal para definición de tareas y seguimiento de las tareas de la semana anterior además de la definición de objetivos mensuales y su seguimiento 😉
En cambio, continúe trabajando con el empleado y asegúrese de que entienda que el proyecto es su responsabilidad. Dar consejos sobre formas de mejorar. Esto garantiza la responsabilidad y la fiabilidad.
Evaluar y reconocer el desempeño
Evaluar resultados más que métodos. Analice la causa del rendimiento insuficiente para las mejoras y reconozca los éxitos lo antes posible.
Consejo de éxito de supervisión
La delegación efectiva permite a los compañeros de trabajo aprender, crecer y ser más capaces.
Permite a los supervisores ser más productivos al enfocarse en lo que se les paga por hacer: hacer el trabajo a través de otros.
Define fechas límite
Cómo hemos comentado debemos especificar los objetivos de cada tarea, dónde el «cómo», es decir la estrategia la comentaremos conjuntamente con la persona que queramos designarla.
Con lo que ya hemos marcado nuestros objetivos. Ahora toca marcar fechas límite para cada objetivo dentro de la estrategia, anteriormente comentado en el artículo.
Prueba de realizar la siguiente pregunta: ¿Para cuando podrás tener esto?
Deja que la persona responsable de ejecutar la tarea ponga la fecha limite 😉 te sorprenderá lo efectivo que es!
El hecho es que marcar una fecha límite en el calendario para ejecutar tareas hará que el celebro de la persona se active y se ponga a trabajar de una forma organizada y con priorizaciones.
Lo has experimentado más de una vez con los exámenes. Hasta el día antes no habías estudiado nada. Si no hubiera una fecha límite nunca habrías estudiado para el examen.
Detecta las produtareas
Para saber delegar es fundamental tener en cuenta la cadena de valor de nuestro negocio y las tareas MAS IMPORTANTES de este teneiendo en cuenta nuestros Objetivos de Negocio y estrategia a medio largo plazo, tambien concidas cómo TAREAS IMPORTANTES / NO URGENTES.
Estas tareas son las que fundamentan nuestra propuesta de valor cómo empresa y ventaja competitivas.
Para poder delegarlas con efectividad primero debemos saber cuales son y haberlas aplicado nosotros mismos para poder delegarlas de forma eficiente.
Ejemplo de Borja Girón, Experto en SEO y creación de blogs:
«En mi caso detecté 5 tareas que me acercan a mis objetivos y que me funcionan muy bien para generar nuevos clientes, generar más ingresos y ayudar a más gente.» (OBJETIVO)
- Generar contenido para mi blog, podcasts y canal de Youtube.
- Hacer directos en Instagram y mandar vídeos personalizados a los seguidores.
- Optimizar las conversiones de mi blog, cursos, email marketing…
- Crear y actualizar los contenidos de mis cursos para los alumnos.
- Crear y acudir a eventos presenciales (Incluidos grupos de Mastermind).
Por eso la mayor parte de mi tiempo se lo dedico a estas tareas y cada día de la semana se lo dedico a una de estas tareas.
El resto son extras que también son necesarias pero cuando por ejemplo el lunes he grabado 3 nuevos episodios de uno de mis podcasts ya sé que he cumplido y no tengo la sensación de haber perdido el tiempo.
¡Ah! Y a qué dedicas tu tiempo libre también puede ser muy productivo.
Por ejemplo viendo películas y series para emprendedores, escuchando podcasts de negocios o acudiendo a eventos.
O incluso combinando actividades cómo aprender cursos de marketing digital mientras estas en la bicicleta estatifica etc!
Al final la delegación va 100% relacionada con la productividad de uno mismo ya que o bien por especialización que no tenemos o por importancia de la tarea deberemos priorizar las tareas y hacer aquellas que mas valor aportemos y nos sintamos más A GUSTO.
Cómo en mis caso me he especializado en SEO, Google Ads, Wordpress y Negocios Online con lo que todo lo relacionado con programación y diseño gráfico dedico 0 de mi tiempo y lo sub contrato mediante freelance igual con la parte gestora de mi negocio quien lo lleva otra persona interna de la empresa.
¿Veis por dónde van los tiros verdad? GENIAL esa es la idea 😉
Truco de productividad: ¿Sabías que puedes hackaer tu mente para que trabaje para ti sin darte cuenta gracias a la Memoria Muscular?
Esto se consigue cuando por ejemplo aprendes mecanografía y ya no tienes que pensar cuándo y dónde hacer click, cuando aprendes a montar en bici, cuando comes, cuando aprendes a bailar… Y todo esto se consigue con un buen método de aprendizaje y practicando.
Delega poco a poco
Cómo muy bien nos Explica Borja con su ejemplo nos describe cómo aún recuerdaba sus inicios cuando el quería hacerse la declaración de la renta como autónomo yo mismo.
La cantidad de horas que perdío. Contratar una gestoría le quitó un peso de encima grandísimo y lo liberó de mucho tiempo y del estrés.
Este es el caso perfecto dónde hay tareas que debemos delegar ya que no son fundamnetales para nuestro Modelo de negocio o necesitan de una cierta especialización, en este caso la especialización de las gestorias y agencias consultoras no pueden ayudar a: AHORRAR TIEMPO / AHORRAR DINERO Y TENER RESULTADOS POSITIVOS.
Si puedes contratar a alguien por horas o para ciertas cosas hazlo.
Es cómo el ejemplo de mis caso respecto a los blog de SEO que poseo. Ya que si tienes varios blogs contrata a alguna persona para que redacte los artículos.
En muchos casos puedes pagar sólo por los posts que vaya escribiendo. Hay plataformas como Fiverr, Nubelo, Lancetalent o Freelancer que te ayudarán a encontrar a otros profesionales.
